Wie kann man produktiver sein, wenn man im Home-Office arbeitet

April 14

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Während Covid-19 die Arbeitsroutinen durcheinander bringt, ist es eine gute Zeit, um einen Plan für die Arbeit von zu Hause aus zu erstellen. Als jemand, der jahrelang von zu Hause aus gearbeitet hat, habe ich mir einige Strategien und Werkzeuge zu eigen gemacht, um nicht nur damit klar zu kommen, sondern um mich auch in dieser neuen virtuellen Arbeitswelt weiterzuentwickeln.

Richte dich richtig ein

Richte deinen Arbeitsbereich als ablenkungsfreie Zone ein. Schaffe dir einen Raum, der sich einladend und produktiv anfühlt. Idealerweise einen separaten Raum oder Bereich, der es dir erlaubt, sich zu konzentrieren. Bei warmen Wetter ist der Hinterhof oder die Terrasse in Ordnung, solange er nicht zur Arbeit im Garten verleitet. Wenn du kleine Kinder hast, deren Schulen jetzt auch online unterrichten oder wenn du dir den Raum mit einem Partner oder Ehepartner teilst, der ebenfalls Home-Office macht, müsst ihr euch gut abstimmen, was den Raum, wie wie auch die Arbeitszeit betrifft, um eure jeweiligen Aufgaben zu erledigen. Erwäge die Einführung eines nicht-linearen Zeitplans, der dir Lücken für die Lernzeiten und die Aufgaben der Kinder einräumt, mit Arbeitszeitblöcken, in denen du nicht unterbrochen wirst. Drucke dir den  Plan aus und hänge ihn auch auf, damit alle Bescheid wissen.

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Foto von Jacky Chiu

Stelle sicher, dass dein Arbeitsbereich ergonomisch zu dir passt. Jetzt, wo du längere Zeit in diesem Raum verbringen wirst, muss er deinem Körper entsprechen. Wenn du einen Laptop hast, solltest du die Anschaffung einer separaten Tastatur in Betracht ziehen - Tastaturen auf Laptops sind in ergonomischer Hinsicht eher schlecht. Überprüfe die Höhe deines  Monitors, um sicherzustellen, dass du nicht zu tief sitzt. Wirf einen Blick auf deine Maus. Ich hatte guten Erfolg mit der ergonomischen Maus von Anker, die deine Hand in einer neutralen Position hält (von meinem Chiropraktiker empfohlen.) Ein Stehpult ist eine gute Idee. Du kannst aber auch eine hohe Küchenarbeitsplatte anpassen, um nicht den ganzen Tag sitzen zu müssen.

Halte Büromaterial bereit. Da die ganze Familie von zu Hause aus arbeitet, solltest du sicher sein, dass du nicht nur Toilettenpapier zur Verfügung hast, sondern auch Papier und Druckertinte. Die meisten Einzelhändler können diese direkt zu dir nach Hause liefern, so dass du nicht das Haus verlassen musst.

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Foto von Green Chameleon

Verbinde dich. Richte deine virtuellen Werkzeuge ein. Führe einen Test mit deinem Skype-Konto oder Google-Hangouts durch. Viele Teams verwenden jetzt Zoom für virtuelle Besprechungen. Die Preise für Teams von 100 oder weniger Personen sind sehr günstig. (Meine Kirche hält jetzt auf diese Weise Streaming-Gottesdienste ab, wobei die Chat-Funktion für Gebete aktiviert ist - ein überraschender Erfolg). Ein weiteres großartiges Tool ist Slack, mit dem du beispielsweise verschiedene Kanäle  für das Projektmanagement aufmachen kannst. Es ist aber auch möglich, Instant Messaging für die Teamkommunikation zu nutzen.

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Foto von Austin Distel

Sei anwesend. Bei so vielen virtuellen Treffen wird es verlockend sein, die Kamera auszuschalten und bei jedem Treffen in deinem Jogginganzug anzukommen. Für effektivere Besprechungen ist es jedoch unerlässlich, den persönlichen Kontakt mit den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten. Wenn die Kamera eingeschaltet ist, bist du gezwungen, dich voll und ganz zu engagieren und nicht zu versuchen, während der Besprechung E-Mails zu überprüfen. Ein zusätzlicher Vorteil ist es, dass du deine gewohnten Kollegen- oder Kundengesichter sehen kannst, damit sich viele Teammitglieder nicht isoliert fühlen.

Jetzt könnte ein guter Zeitpunkt sein, deine Internetgeschwindigkeit zu erhöhen. Wenn mehrere Personen von zu Hause aus arbeiten und alle Kinder und Studenten in deinem Wohnblock ebenfalls online unterrichtet werden, kann dein Netzwerk überfüllt sein. Wenn du für deine Arbeit einen großen Bedarf an Dateiübertragungen hast, solltest du dich vielleicht nach einem VPN (Virtual Private Network) umsehen, das deine bestehenden Internetverbindungen umleitet und schnellere Geschwindigkeiten bietet. Die meisten Anbieter ermöglichen eine monatliche Kündigung, so dass es sich nicht um eine langfristige Verpflichtung handelt.

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Erledige die Dinge

Erstelle eine Routine und bleibe dabei. Stehe zur gleichen Zeit wie gewöhnlich auf und versuche, zur gleichen Zeit auch ins Bett zu gehen. (Ich weiß, bei Netflix findet man oft kein Ende...) Dusch dich und zieh dich an. Und zwar jeden Tag.

Definiere Ziele. Definiere zu Beginn jeder Woche deine strategischen und deine taktischen Zielen. Die strategischen Ziele sind jene Ziele, die sich auf den langfristigen Erfolg deiner Projekte und deines Teams auswirken.  Es ist leicht, die taktischen Fragen die strategische Vision überlagern zu lassen. Verwirkliche jede Woche mindestens ein Hauptziel. Eine Möglichkeit, deine Ziele auf Kurs zu halten, ist der Einsatz von Organisationsmitteln. Evernote ist ein effektives Notizwerkzeug, das dir hilft, sich auf die nächsten Schritte bei virtuellen Treffen zu konzentrieren. Trelloist ein  gutes Brainstorming-Werkzeug, das eine Art "Haftnotiz" verwendet, um Listen zu erstellen und den Projektablauf zu verfolgen. Kinder könnten es auch für die Organisation ihrer Hausaufgaben mögen. Und vergiss nicht, das einfache aber nützliche Whiteboard zu nutzen.

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Foto von Toa Heftiba

Begrenze die Zeit für soziale Medien. Laut einer Umfrage in der Digital Information World verbringen Internetnutzer auf der ganzen Welt durchschnittlich 2 Stunden und 22 Minuten pro Tag auf Social-Networking- und Messaging-Plattformen. Das ist fast doppelt so viel wie im Jahr 2012. Bei den 16- bis 24-Jährigen liegt die Zahl bei 3 Stunden pro Tag. Soziale Netzwerke sind jetzt, in dieser Zeit der "sozialen Distanzierung" von unschätzbarem Wert. Stelle nur sicher, dass deine Arbeitsproduktivität oder deine Fähigkeit, Zeit für Aktivitäten in der realen Welt mit der Familie zu verbringen, nicht behindert werden.

Mache häufige Pausen. Da viele deiner Sitzungen jetzt online stattfinden, könnte es sein, dass du vergisst, dich zu bewegen. Achte darauf, dass du mindestens einmal pro Stunde aufstehst, gehst und dich streckst. Stelle dein Fitbit, deine Apple Watch oder andere tragbare Geräte mit regelmäßigen Erinnerungen ein. Ziehe andere Aktivitäten in Betracht, die du während deiner mentalen Pausen von der Arbeit machen kannst. Probiere die Kreuzworträtsel-App der New York Times aus, die Mini-Rätsel enthält, bei denen du gegen die Uhr spielst. Probiere einen neuen Podcast aus. Meine Lieblingsanwendung zum Anhören von Podcasts ist PocketCast, eine kostenlose und unglaublich einfach zu bedienende Anwendung, die auf allen Plattformen zur Verfügung steht, von deinem Auto über deine Alexa, bis hin zu deinem Mac- oder Windows-Desktop.

Etwas Neues ausprobieren

Eine großartige Sache, wenn man nicht pendelt, ist, dass man nicht die 52 Minuten verschwendet, die der durchschnittliche Arbeitnehmer täglich für den Weg zur und von der Arbeit aufwendet. Nutze diese Gabe von fast 5 zusätzlichen Stunden pro Woche, um etwas Neues auszuprobieren oder eine verrostete Fertigkeit aufzufrischen.

Trainiere! Es gibt viele Online-Videos, die dir den Einstieg oder die Verbesserung in dein Training erleichtern, z.B. Fitness Blender. Aber du brauchst kein schwieriges Trainingsprogramm zu starten. Versuche, mehrmals am Tag spazieren zu gehen. Wenn ich von zu Hause aus arbeite, strebe ich mindestens 40 Kilometer pro Woche an, wozu mich unser unerschrockener Kakadu im April auffordert.

Und mache dir keine Sorgen, wenn deine Schritte anfangs von ihrem üblichen Ziel abweichen. Das ist zu erwarten, denn zu deiner Routine gehört es nicht, von deiner Bushaltestelle aus zum Büro zu laufen oder an der Ecke einen Feinkostladen zum Mittagessen zu besuchen.  Erhöhe dein Ziel allmählich. Fordere einen Freund oder dein gesamtes Team heraus, um eine wöchentliche Schrittzahl zu erreichen, mit einer lustigen Belohnung für die Gewinner, wenn sie alle zurück ins Büro kommen. 

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Spiele ein Instrument. Vielleicht hast du früher diese Gitarre gespielt, die unter deinem Bett Staub ansammelt. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sie herauszuziehen und ein paar Melodien auszuprobieren. Und du kannst  von einem der Besten in dieser wunderbaren kostenlosen Serie lernen, die von der Legende James Taylor zusammengestellt wurde.

Spiele Familienspiele. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Siedler von Catan oder Ticket to Ride herauszuholen. Oder denke  daran, wie man RISK spielt. Spiele Sorry! nach alter Schule oder eine Partie Scharade. Da jeder seine Bildschirmzeit für Schularbeiten und Bürobesprechungen exponentiell erhöht, ist es vielleicht genau das Richtige, in der Offline-Welt zu bleiben.

Lies ein neues Buch. Natürlich gibt es den Oprah's Book Club. Aber es gibt auch andere Listen mit wunderbaren Büchern. Jedes Jahr im Herbst veröffentlicht der Man Booker Prize für Belletristik ihre Auswahlliste. Wenn du ein bestimmtes Genre hast, das dir gefällt, gibt es auch dafür einen Preis. Zum Beispiel den Hugo-Preis für Science-Fiction. Eine weitere großartige Quelle, die von Lesern für Leser geschaffen wurde, ist goodreads.com.

Rufe einen alten Freund an. Schreiben ist toll, aber reden ist besser. Und zusammen zu lachen ist das Beste. Laut der Mayo-Klinik: "Lachen fördert die Aufnahme sauerstoffreicher Luft, stimuliert Herz, Lunge und Muskeln und erhöht die Endorphine, die vom Gehirn ausgeschüttet werden". Und das können wir jetzt alle gebrauchen.

Organisiere dich. Nutze die Zeit zu Hause, um einen physischen Raum aufzuräumen, dessen Unordnung dich immer aufgeregt hat. Vor kurzem habe ich eine Pause von einem großen Arbeitsprojekt eingelegt, um die so genannte "Schublade des Untergangs" in meinem Badezimmer zu organisieren. (Wahrscheinlich hast du in deinem Leben ein oder zwei ähnliche Schubladen.) Jetzt macht es mich jedes Mal glücklich, wenn ich sie öffne. 

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Written by

Amy DeLouise

Visual storyteller

Amy DeLouise is a freelance writer and video producer, attempting to share her home office with a husband, two young adults and a dog.

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